Was ist ein Eigenbeleg?
In der Buchhaltung gilt: «Keine Buchung ohne Beleg». Das Steuerrecht verlangt, dass alle betriebliche Aufwendungen mit einem Original-Beleg nachgewiesen werden. Ohne einen solchen Beleg darf kein Abzug erfolgen.
Trotzdem kommt es vor, dass ein Beleg verloren geht oder nicht beschafft werden kann wie zB. Zahlungen mit Münzen an der Parkuhr, Privatentnahmen, Zahlungen an Automaten usw. In diesem Fall kann die verantwortliche Person ein neues Dokument erstellen, einen Eigenbeleg. Auf dem Eigenbeleg muss vermerkt sein:
- Zahlungsempfänger mit vollständiger Adresse
- Datum der Transaktion
- Betrag
- Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs
- Beleg-Datum und Unterschrift des Ausstellers
Der Eigenbeleg soll als Ausnahme dienen und nur anerkannt, wenn er glaubhaft ist.
Normalerweise darf bei einem Eigenbeleg keine Vorsteuer abgezogen werden, da nicht glaubhaft nachgewiesen werden kann, welche Mehrwertsteuersätze zur Anwendung kommen.
Hingegen könnte wohl Vorsteuer abgezogen werden, wenn ein Vertrag mit einem Geschäftspartner besteht, der ganz klar den Mehrwertsteuer-Vorfall zur Transaktion belegt. In diesem Fall könnte der Vertrag hinter der Transaktion als Beleg anerkannt werden.
Ob ein Eigenbeleg von den Behörden oder den Revisoren anerkannt wird, hängt vom Einzelfall ab.