Weiter verrechnen von Spesen…
…mit oder ohne Mehrwertsteuer?
Gerade bei der Verrechnung von Spesen an Kunden tauchen mehrwertsteuer relevante Fragen auf: Muss auf die Spesen Mehrwertsteuer verrechnet werden? Wird der Nettobetrag (ohne MWSt.) oder der Bruttobetrag (inkl. MWSt.) der Spesen auf die Rechnung gesetzt?
Grundsätzlich muss Mehrwertsteuer auf das Entgelt bezahlt werden und zum Entgelt gehört auch der Ersatz der Kosten, auch wenn diese separat in Rechnung gestellt werden.
So gehören Essens-, Übernachtungs- und Fahrkosten zum Entgelt und werden zum Normalsatz steuerbar. Zum Normalsatz, weil der Rechnungssteller wahrscheinlich keine Beherbergungsleistungen erbringt und somit nicht mit dem reduzierten Satz abrechnen darf.
Der Rechnungssteller kann hingegen die Vorsteuer auf den Spesen in Abzug bringen, selbst wenn sie auf die Mitarbeiter lauten.
Es ist am einfachsten, wenn vorgängig mit dem Kunden abgemacht wird, wie anfallende Spesen beglichen werden – so werden auch Mehrwertsteuerfragen gelöst.